Электронная трудовая книжка действует с 1 января 2021 года. До 30 июня 2020 года работодатели должны были оповестить своих сотрудников о переходе на них, а работники — определиться: оформить электронную книжку или оставить бумажный аналог. Рассмотрим нюансы, которые нужно учесть при внедрении электронных трудовых.
Что нужно учесть при переходе на электронную книжку
Поскольку на передачу данных требовалось время, работодатели должны были заранее уведомить работников о возможности регистрации электронного аналога документа, подтверждающего трудоустройство. Кадровикам нужно было пересмотреть внутренние нормативные акты и внести в них изменения, проверить техническую возможность передачи данных в ПФР.
Работникам нужно было решить для себя вопрос — сохранить бумажный вариант трудовой книжки или перейти на электронный. Во этом случае заявление подавалось до конца 2020 года. Те, кто отказался от бумажной книжки, получат ее на руки с соответствующей записью о переходе. Ответственность за хранение будет полностью лежать на гражданине.
Если сотрудник решил сохранить книжку, то кадровику нужно будет дублировать записи о приеме или увольнении и в электронной, и в бумажном виде. По умолчанию, если заявление не подано, то бумажная трудовая останется в организации. При дальнейшем трудоустройстве право сохранять бумажную трудовую останется.
В отношение граждан, впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года, будет заведена только электронная трудовая книжка.
Обратите внимание! Формат взаимодействия работодателя и ПФР изменен не будет, новое программное обеспечение не понадобится. С 1 января 2021 года данные при увольнении или принятии на работу должны передаваться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа-основания для приема на работу.
Что должна содержать электронная трудовая книжка
Как и бумажный аналог, электронная книжка будет содержать тот же перечень сведений:
- информацию о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, увольнение, перевод);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия;
- причины прекращения трудового договора.
Также был добавлен новый реквизит «Трудовая функция». Он необходим для автоматизации заполнения сведений о трудовой деятельности по формам СЗВ-ТД и СТД-Р в связи с введением электронных трудовых книжек. Трудовая функция указывается в кадровых документах работников, значение по умолчанию можно указать в справочниках «Штатное расписание» или «Должности».
Например, в документе «Прием на работу» появилось поле «Трудовая функция», для которого нужно указать наименование и код профессиональной деятельности, который указан в профстандарте, согласно которому сотрудник осуществляет свою деятельность. Перечень утвержденных профессиональных стандартов опубликован на сайте Минтруда.
Сведения о трудовой функции работника, заполняемые в кадровых документах, необходимы для последующего формирования данных СЗВ-ТД и СТД-Р. Согласно правилам заполнения СЗВ-ТД код профессиональной деятельности заполняется с 1 января 2021 года при его наличии. Его указывают только те работодатели, которые приняли решение о применении профстандартов по должностям работников. Если профессиональный стандарт не применяется, то в СЗВ-ТД код можно не указывать. В программах 1С код профессиональной деятельности хранится в специальном справочнике «Трудовые функции».