Как уволить сотрудника по инициативе работодателя без нарушений: пошаговая инструкция и образцы

Основания для увольнения по инициативе работодателя

Увольнение работника по инициативе работодателя регулируется статьёй 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Закон строго ограничивает перечень оснований, при наличии которых работодатель может расторгнуть трудовой договор. Ни одно основание «по усмотрению» или «в связи с утратой доверия» без подтверждающих документов не допускается.

Вот наиболее распространённые основания увольнения по инициативе работодателя:

🔸 Нарушение трудовой дисциплины

Работник может быть уволен за:

• однократное грубое нарушение (например, прогул — отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд без уважительной причины);
• появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
• отказ от выполнения трудовых обязанностей без уважительной причины;
• разглашение охраняемой законом тайны;
• хищение имущества (подтверждённое соответствующими актами, служебными записками, видео и т.п.).

📌 Основание: пп. 5–8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

🔸 Несоответствие занимаемой должности

Если работник не справляется с обязанностями по причине недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации, его можно уволить. Аттестация должна быть организована с соблюдением всех норм: приказ, комиссия, уведомление, протокол.

📌 Основание: п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

🔸 Сокращение численности или штата

Оформляется по строгой процедуре:

• предварительное уведомление за 2 месяца (ч. 2 ст. 180 ТК РФ);
• предложение всех имеющихся вакантных должностей (ст. 180 ТК РФ);
• соблюдение преимущественного права оставления на работе (например, у одиноких родителей, инвалидов ВОВ);
• выходное пособие (ст. 178 ТК РФ).

📌 Основание: п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

🔸 Утрата доверия

Может применяться, если сотрудник работает с материальными ценностями и совершил действие, подрывающее доверие (например, нарушение финансовой дисциплины).

📌 Основание: п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

❗Когда увольнение невозможно:

Работодатель не имеет права увольнять:

• беременных женщин (ч. 1 ст. 261 ТК РФ);
• работников, находящихся в отпуске или на больничном;
• сотрудников, находящихся в декретном отпуске;
• женщин с детьми до 3 лет, матерей-одиночек с детьми до 14 лет — по ряду оснований.

⚠ Исключения возможны только при полной ликвидации организации.

Подготовка документов

После определения законного основания для увольнения, важно соблюсти процедуру документального оформления. Отсутствие хотя бы одного из обязательных документов может привести к восстановлению работника на работе через суд.

Какие документы нужны:

🔹 Акт о нарушении трудовой дисциплины

Составляется в случае проступка (например, прогул или появлении в состоянии алкогольного опьянения).

🔹 Объяснительная записка от сотрудника

Работник должен быть письменно приглашён к даче объяснений. Если отказался — составляется акт об отказе.

📌 Срок: 2 рабочих дня для ответа (ст. 193 ТК РФ)

🔹 Приказ об увольнении

По форме Т-8. Указывается основание строго в соответствии с ТК РФ и подтверждающими документами.

🔹 Протокол аттестационной комиссии

(если увольнение по результатам аттестации). Должны быть:

• приказ о проведении;
• состав комиссии;
• уведомление работника;
• сам протокол с выводами.

🔹 Уведомление о сокращении

Вручается не менее чем за 2 месяца под подпись (или по почте с уведомлением).

🔹 Служебные записки, внутренние акты

Особенно важны при фиксации нарушений: кто, когда, что заметил и как отреагировал.

🔹 Документы для расчета

Направляются в бухгалтерию: последние дни работы, остатки отпуска, компенсации, выходное пособие и др.

Проведение беседы с сотрудником

Даже если увольнение происходит по объективным причинам, неправильно выстроенная коммуникация может обернуться конфликтом и судебными рисками. HR играет ключевую роль в том, чтобы встреча прошла корректно, с соблюдением прав работника и без давления.

🔸 Кто должен участвовать в разговоре:

• HR-специалист (инициатор, модератор беседы)
• Руководитель подразделения
• Юрист (при сложных кейсах или высоком риске конфликта)
• При необходимости — представитель профсоюза

🔸 Как подготовиться к разговору:

• Ознакомить участников с основанием и доказательной базой
• Иметь на руках все проектные документы (приказ, уведомление, акты, объяснительные)
• Подготовить бланки для подписи и шаблоны актов (в случае отказа сотрудника от подписи)

🔸 Как вести беседу:

1. Спокойно объяснить причину увольнения, ссылаясь на конкретную норму закона и внутренние документы.
2. Предоставить копии всех документов, дать время на ознакомление.
3. Предложить вариант расторжения по соглашению сторон (если это уместно и допустимо).
4. В случае несогласия — зафиксировать это актом.

💬 Фразы, которые стоит использовать:

• «Вы имеете право ознакомиться с документами и дать письменное объяснение.»
• «У нас есть законные основания для расторжения договора, предусмотренные ст. 81 ТК РФ.»
• «Мы предлагаем обсудить альтернативу — соглашение сторон с дополнительной компенсацией.»

🚫 Фразы, которых следует избегать:

• «Если не подпишешь — уволим по статье!»
• «Подпиши — и забудем всё.»

⚠ Даже если вы правы юридически, грубость и давление могут стать основанием для иска о моральном вреде или признания увольнения незаконным.

Выдача документов и окончательный расчёт

В день увольнения (последний рабочий день) работнику должны быть выданы все документы и произведён полный расчёт. Это требование закона, и нарушение сроков может повлечь штрафы и компенсации.

🔹 Что выдать работнику:

В список обязательных документов, выдаваемых сотруднику при увольнении, входят:

• Трудовая книжка (при условии ее ведения) или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
• Расчетный листок;
• Заверенные выписки: из ЕФС-1, раздела 3 РСВ, Персонифицированных сведений по физлицам.

По запросу:

• Копия приказа об увольнении.
• Справка о доходах.
• Справка о зарплате 182н или справка о сумме среднего заработка для следующего работодателя. Несмотря на то, что приказ Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, утвердивший данную справку, утратил свою силу с 2023 года и все данные передаются теперь в СФР, по запросу сотрудника работодатель в любом случае обязан ее выдать.

Срок выдачи документов зависит от их вида: Обязательные документы должны быть предоставлены в день увольнения; Документы по запросу — не позднее трех рабочих дней со дня поступления запроса.

📌 Если сотрудник не явился за документами — направьте уведомление по почте и храните документы у работодателя.

🔹 Какие выплаты положены:

• Заработная плата за фактически отработанное время
• Компенсация за неиспользованный отпуск
• Выходное пособие — при увольнении по сокращению или ликвидации (размер зависит от основания и стажа)
• Дополнительные компенсации — если предусмотрены соглашением или коллективным договором

📆 Срок расчёта: в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). За каждый день просрочки — компенсация в размере не ниже 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ от суммы долга (ст. 236 ТК РФ).

Типичные ошибки работодателей при увольнении

Даже при наличии законных оснований, ошибки в оформлении документов или нарушении процедуры могут привести к признанию увольнения незаконным. Это чревато восстановлением сотрудника, компенсацией морального вреда и штрафами от трудовой инспекции.

Вот наиболее частые ошибки, с которыми сталкиваются HR-специалисты:

🔸 1. Увольнение «задним числом»

Попытка оформить документы задним числом — одна из самых рискованных практик. Даже если сотрудник не выходил на работу, дата увольнения должна соответствовать фактическому дню завершения трудовых отношений. Иначе — прямое нарушение ст. 84.1 ТК РФ.

📌 Правильно: издать приказ в день увольнения, ознакомить работника под подпись, выдать документы и произвести расчёт в этот же день.

🔸 2. Нет подтверждающих документов

Любое основание по ст. 81 ТК РФ должно быть документально подтверждено:

• актами,
• служебными записками,
• объяснительными,
• протоколами комиссий,
• результатами проверок и т.д.

📌 Нельзя уволить работника «за прогул», если нет акта, подтверждающего его отсутствие, и попыток истребовать объяснение.

🔸 3. Неправильная формулировка в приказе и трудовой книжке

Основание увольнения должно быть строго в формулировке ТК РФ, без вольных трактовок. Например:

• ❌ «Уволен по причине низкой эффективности»
• ✅ «Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности по результатам аттестации, п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»

📌 Неверная формулировка — основание для восстановления через суд.

🔸 4. Нарушение сроков

Закон предписывает чёткие сроки:

• 2 рабочих дня на дачу объяснений (ст. 193 ТК РФ)
• 2 месяца до увольнения при сокращении (ст. 180 ТК РФ)
• Вручение всех документов — в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ)

📌 Нарушение сроков автоматически трактуется как ущемление прав работника.

🔸 5. Давление или "уговоры" на увольнение

Попытка "уговорить" сотрудника уволиться по собственному желанию, угрожая увольнением по статье — запрещена законом. В суде это может быть квалифицировано как вынужденное увольнение по инициативе работодателя с нарушением прав работника.

📌 Особенно опасно использовать фразы вроде:

«Или увольнение по статье, или сам пиши заявление».

🔸 6. Отказ от альтернатив и переговоров

В ряде случаев HR может найти менее конфликтный путь — например, соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ), перевод, согласованная компенсация. Отказ от переговоров и жёсткая позиция работодателя часто приводит к искам, которые стоили бы дороже, чем разумный компромисс.

🔸 7. Несоблюдение прав «льготных категорий»

Работодатели нередко забывают о защите отдельных категорий работников:

• беременные,
• родители-одиночки,
• инвалиды,
• сотрудники с детьми до 3 лет и др.
• прочие льготные категории

📌 Увольнение таких сотрудников допустимо только в строго определённых законом случаях — нарушение приведёт к восстановлению и штрафам.

🧩 Важно: даже при наличии дисциплинарного проступка или законного повода, именно качественная документальная база, соблюдение сроков и процедура являются решающими факторами законности увольнения.

Шаблоны документов

---

Процедура увольнения по инициативе работодателя — один из самых юридически уязвимых этапов в работе HR. Даже при наличии оснований, малейшее нарушение формальностей может обернуться судом, восстановлением работника и финансовыми издержками.