Эксперимент по электронному актированию в госзаказе был запущен еще в 2019 году. Этот новый механизм позволит заказчикам и поставщика подписывать документы о приемке ТРУ напрямую в ЕИС и избавит от необходимости использования бумажных носителей. Рассмотрим, какова цель перевода закрывающих документов в электронный вид, что нужно для его внедрения, кому оно необходимо. 

Зачем в госзаказ внедряют ЭДО​

Основная цель внедрения — повышение прозрачности закупочного процесса в части исполнения контрактов. Электронное актирование (электронный документооборот, ЭДО) должно решить проблемы, связанные со сложностями сравнения, анализа, проверки, а также сбора скан-копий. Будет легче установить факт замены товара, изменения конкретных условий контракта, соблюдения требований национального режима и прочего. ​

Преимущества электронного документооборота​

«Ковидный» 2020 показал важность обмена электронными документами во взаимодействии с контрагентами и контролирующими органами.

Электронное актирование позволяет:

• исключить необходимость передачи бумажных документов и расходы, которые связаны с этим процессом;
• ускорить процесс передачи документов и их подписание (документы передаются за считанные секунды, не нужно днями ждать поступления бумажных аналогов);
• обеспечить соблюдение сроков приемки ТРУ в соответствии с условиями контрактов;
• организовать удобный дистанционный формат работы.

Если говорить о плюсах для каждой из сторон, то поставщики получили следующие преимущества:

• своевременную оплату по подписанному документу и приемке;
• отсутствие каких-либо финансовых издержек.

Что касается заказчиков, то за счет ЭДО они могут:

• автоматически формировать проекты сведений об исполнении контракта для размещения в РК на основе подписанного в ЕИС документа о приемке;
• снизить временные и трудовые издержки работников (исключено ручное заполнение информации);
• исключить риск ошибки при внесении сведений в РК;
• уменьшить вероятность ошибки при формировании акта;
• получить возможность в перспективе ставить на учет товары без необходимости использования нескольких систем;
• исключить возможность противоречия (например, когда информация о товаре в РК и бухучете заказчика отличается).

Некоторые плюсы получили и контролирующие органы:

• повысилась прозрачность информации;
• повысилась оперативность проведения проверки информации, размещаемой в реестре контрактов;
• появилась возможность собирать и анализировать статистическую информацию;
• повысилась оперативность реагирования на нарушения.

Что нужно предусмотреть в контракте при использовании электронного актирования

Если вы решили использовать ЭДО при участии в госзакупках, то размещаемый контракт должен предусматривать:

• возможность оформления и обмена документами о приемке ТРУ в электронной форме;
• предоставление в качестве первичных учетных документов, подтверждающих (сопровождающих) поставку товара (передачу результатов выполненных работ, оказанных услуг), универсального передаточного документа, в том числе корректировочных документов к ним;
• условие о том, что документ о приемке составляется в электронной форме или на бумажном носителе (до установления обязанности);
• согласие поставщика на формирование электронного документа о приемке.

Эти моменты касаются любых контрактов. Но может возникнуть проблема с типовыми. Она заключается в том, что типовые контракты, которые предусмотрены законодательством о контрактной системе, не подразумевают возможность оформления документов в электронном виде.

Какие документы формируют в системе ЭДО 

В первую очередь, предусмотрено оформление универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа. УПД — документ, который совмещает в себе счет-фактуру и передаточный документ (акт) или только передаточный документ.

Корректировочный документ совмещает в себе корректировочную счет-фактуру и документ об изменении стоимости товаров, работ, услуг. Оба документа универсальны, имеют равную юридическую силу, что и аналоги на бумаге, а также являются законным основанием для оплаты.