Если сотрудник отправляется в другой город или страну для выполнения служебного задания, это считается командировкой. Для таких поездок существуют определённые правила оформления и оплаты, которые важно соблюдать, чтобы налоговые органы признали расходы обоснованными. Рассмотрим основные моменты оформления командировок в 2025 году.

Что считается командировкой

​

Командировка — это служебная поездка сотрудника по поручению работодателя в другой населённый пункт на определённый срок (ст. 166 ТК РФ). Основные особенности:

• Цель поездки должна быть связана с деятельностью компании и трудовой функцией работника. Частные поездки не считаются командировками и не подлежат возмещению работодателем. Например, вместо «поздравления сотрудников» лучше указать «согласование отчёта» как цель.
• Командировка всегда ограничена по времени. Минимальный и максимальный сроки законом не установлены, но длительные поездки могут быть расценены как скрытый перевод на другое место работы, что запрещено.
• Командировка предполагает поездку в другой населённый пункт. Поездки внутри одного города командировкой не считаются.
• Командировки оформляются только для работников по трудовому договору, не для подрядчиков по ГПХ.
• Командировки носят разовый характер, в отличие от разъездного характера работы, который оформляется отдельно в трудовом договоре.
• Время работы в командировке оплачивается по среднему заработку, а также возмещаются командировочные расходы (ст. 167 ТК РФ).

Нужно ли издавать Положение о командировках

Закон не требует обязательного наличия Положения о командировках, и за его отсутствие штрафы не предусмотрены. Однако рекомендуется разработать такой документ, чтобы:

• Обосновать для налоговой расходы на командировки;
• Установить порядок и размеры компенсаций, формы документов, ответственных за оформление;
• Снизить риски ошибок при направлении сотрудников в командировку.

Если Положение отсутствует, порядок и лимиты можно закрепить в коллективном договоре или отдельных приказах.

Как оформить командировку: пошаговый алгоритм

1. Выбор сотрудника
   Руководитель определяет, кого направить в командировку. Отказ сотрудника без уважительных причин может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины. Для некоторых категорий работников (беременные, несовершеннолетние, инвалиды, иностранцы и др.) действуют ограничения и требуется письменное согласие.
2. Определение сроков командировки
   Устанавливаются даты начала и окончания с учётом времени на дорогу и выполнения задания. Время в пути, дни командировки и больничный в поездке учитываются в сроках.
3. Расчёт аванса на командировочные расходы
   Работнику компенсируют суточные, проезд, проживание и другие подтверждённые расходы. Размеры компенсаций устанавливает работодатель. Перед отъездом сотруднику выдают аванс на основании сметы расходов.
4. Издание приказа о командировке
   Это обязательный документ, без которого аванс не выдают, а расходы не признают налоговые органы. Приказ оформляют по унифицированной форме (Т-9 или Т-9а) и знакомят с ним сотрудника под подпись.
5. Выдача аванса
   Аванс можно выдать наличными, на зарплатную или корпоративную карту. При поездках по России — в рублях, при зарубежных — в иностранной валюте.

Продление и отзыв из командировки

Если сотрудник не успевает выполнить задание или заболел, командировку продлевают по аналогии с первоначальным оформлением: получают согласие, издают приказ, выдают дополнительный аванс.

Командировку можно прервать, если задание утратило актуальность или возникли другие причины (например, призыв военнообязанного). Для этого издают приказ об отзыве и уведомляют сотрудника.

Отчётность после командировки

Для подтверждения расходов по командировке в 2025 году необходим комплекс документов, которые обеспечивают законность и обоснованность затрат работодателя. Вот основные виды документов и рекомендации по их подготовке:

1. Приказ о направлении в командировку

Это обязательный документ, который издаёт работодатель и в котором указываются: цель, место и сроки командировки, а также Ф.И.О. сотрудника. Приказ служит основанием для возмещения расходов и учета командировки

2. Проездные документы

Для подтверждения расходов на транспорт нужны билеты (авиа, ж/д, автобус и др.) с указанием маршрута, даты и стоимости. Если билет электронный, необходимо приложить маршрутную квитанцию или контрольный купон, а также посадочный талон (для авиаперелётов), подтверждающий факт использования билета Это важно, чтобы подтвердить, что сотрудник действительно совершил поездку.

3. Документы, подтверждающие расходы на проживание

Это могут быть кассовые чеки, счета или документы строгой отчетности из гостиницы или иного места проживания. Чек должен содержать дату, наименование услуги и сумму оплаты

4. Авансовый отчет

После возвращения из командировки сотрудник составляет авансовый отчет, в котором указывает все понесённые расходы и прикладывает подтверждающие документы (билеты, чеки, счета). Отчет должен быть сдан в течение трёх рабочих дней после возвращения

5. Служебная записка (при необходимости)

Если сотрудник использовал личный или служебный транспорт, оформляется служебная записка с указанием дат и времени поездки, а также приложением документов, подтверждающих использование транспорта (путевой лист, маршрутный лист, счета на топливо и др.)

6. Отчет о выполнении служебного задания (по желанию работодателя)

Хотя этот документ не является обязательным, он может служить дополнительным подтверждением производственного характера командировки и описывает выполненные задачи

Как подготовить документы

• Все документы должны быть первичными, оформленными согласно законодательству и содержать всю необходимую информацию: дату, сумму, наименование услуги или товара, реквизиты организации или продавца.
• Электронные билеты должны сопровождаться маршрутной квитанцией и посадочным талоном (для авиаперелётов).
• Чеки и счета должны быть оригиналами (копии обычно не принимаются).
• Авансовый отчет оформляется по установленной форме (например, форма № АО-1) и подписывается сотрудником и бухгалтером.
• Все документы необходимо хранить не менее 5 лет для возможных проверок

Таким образом, для подтверждения командировочных расходов в 2025 году нужны приказ о командировке, проездные документы, документы на проживание и иные расходы, а также авансовый отчет с приложениями. Правильное оформление и сбор полного пакета документов гарантирует возмещение расходов и их признание налоговыми органами

Чек-лист оформления командировки

• Определить цель и сроки поездки;
• Проверить ограничения для сотрудника и получить согласие, если нужно;
• Рассчитать и выдать аванс;
• Издать и оформить приказ о командировке;
• Ознакомить сотрудника с приказом под подпись;
• По возвращении получить авансовый отчёт и подтверждающие расходы;
• Отразить командировку в табеле учёта рабочего времени.

​

Нормативная база по командировкам в 2025 году

Для правильного оформления и возмещения расходов по командировкам в 2025 году необходимо ориентироваться на следующие ключевые нормативные акты:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 166–168)
  Основные положения о командировках: определение, гарантии сохранения рабочего места и заработной платы, порядок оплаты и возмещения расходов
• Постановление Правительства РФ № 749 от 25.09.2001
  Регламентирует порядок направления работников в командировки, оформление документов и порядок возмещения командировочных расходов
• Постановление Правительства РФ № 501 от 16.04.2025 (вступает в силу с 1 сентября 2025 года)
  Вносит новые правила и особенности оформления командировок, включая требования к электронному учету и дополнительные меры безопасности
• Налоговый кодекс Российской Федерации (статьи 217, 252, 264)
  Регулирует налоговые аспекты командировочных расходов, в том числе нормы суточных, лимиты для необлагаемых НДФЛ сумм, а также порядок признания расходов для налога на прибыль
• Рекомендации Минтруда и других ведомств
  В 2025 году Минтруд рекомендовал индексировать нормы суточных на 5,8%, а также утвердил требования к ведению электронных реестров командировок и использованию аккредитованных сервисов бронирования5.

Основные нормы и лимиты на 2025 год

• Суточные по России — до 700 рублей в день не облагаются НДФЛ и страховыми взносами; за рубежом — до 2 500 рублей в день
• Оплата рабочего времени в командировке производится по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ)
• Командировочные расходы включают проезд, проживание, суточные и иные расходы, связанные с выполнением служебного задания

Рекомендации для организаций

• Разработать и утвердить локальный нормативный акт (Положение о командировках), учитывающий новые требования 2025 года: нормы расходов, порядок оформления, особенности работы с электронными документами и международными поездками
• Вести электронный реестр командировок и использовать аккредитованные сервисы для бронирования

Таким образом, соблюдение актуальной нормативной базы позволяет организациям корректно оформлять командировки, обеспечивать законность возмещения расходов и минимизировать налоговые риски.