Чек-лист по кадровому делопроизводству: сроки хранения, важные документы, законодательство в 2025

  Кадровое делопроизводство является важнейшим аспектом деятельности любой организации, поскольку оно обеспечивает правильное оформление и хранение документов, связанных с сотрудниками. В 2025 году актуальность этого процесса только возрастает, особенно с учетом перехода на электронный документооборот. В этой статье мы рассмотрим основные документы и шаги, необходимые для организации кадрового делопроизводства в соответствии с действующим законодательством РФ.

1.Законодательная база

В Российской Федерации существует ряд законодательных актов, которые регулируют информацию и документацию. Вот основные из них:

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: Этот закон определяет основные принципы и термины в области информации и информационных технологий, а также регулирует защиту информации
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»: Регулирует обработку и защиту персональных данных, что особенно важно для кадрового делопроизводства
3. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: Устанавливает порядок использования электронной подписи, что актуально для цифрового документооборота
4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: Регулирует порядок хранения и использования архивных документов, включая кадровые
5. Трудовой кодекс РФ: Регулирует трудовые отношения, включая кадровое делопроизводство и документацию, связанную с сотрудниками

Эти законы обеспечивают правовую основу для управления информацией и документацией в различных сферах, включая кадровое делопроизводство.

2. Основные документы кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство включает в себя широкий спектр документов, которые регулируются различными нормативными актами. К основным документам относятся:

• Трудовые договоры: обязательны для каждого сотрудника и должны содержать условия труда и оплаты (ст. 57 ТК РФ)
• Приказы о приеме и увольнении: оформляются на основании решения работодателя и являются основанием для внесения изменений в кадровые документы
• Личные дела сотрудников: содержат копии паспорта, дипломов и других документов, подтверждающих квалификацию
• Трудовые книжки: являются основным документом, подтверждающим стаж работы сотрудника, и должны вестись всеми работодателями (ст. 66 ТК РФ)
• Локальные нормативные акты: регулируют порядок кадрового делопроизводства внутри организации

Локальные нормативные акты, которые регламентируют кадровое делопроизводство в организации, включают в себя следующие документы:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и дисциплинарные взыскания (ст. 189 ТК РФ)
2. Положение о защите персональных данных: определяет порядок обработки и защиты персональных данных сотрудников (ст. 86 ТК РФ)
3. Штатное расписание: содержит информацию о структуре и штатной численности организации (ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ)
4. Положение по оплате труда: устанавливает порядок оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов, доплат и надбавок (ч. 2 ст. 135 ТК РФ)
5. График отпусков: определяет порядок предоставления отпусков сотрудникам (ч. 1 ст. 123 ТК РФ)
6. Табель учета рабочего времени: используется для отслеживания рабочего времени сотрудников (ст. 91 ТК РФ)
7. Расчетный листок: документ, подтверждающий выплату заработной платы сотрудникам (ст. 136 ТК РФ)
8. Должностные инструкции: описывают обязанности и права сотрудников по их должностям 

3. Чек-лист для организации документации

Шаг 1: Создание единой базы данных сотрудников

Для эффективного управления кадровыми данными рекомендуется использовать специализированное программное обеспечение. Это позволяет хранить информацию в едином формате и обеспечивает быстрый доступ к ней.

Шаг 2: Систематизация и хранение документов

Документы могут храниться как в бумажном, так и в электронном виде. С 2023 года Минтрудом РФ установлены единые требования для электронного кадрового документооборота (КЭДО), что упрощает и ускоряет процессы

Шаг 3: Установление сроков хранения документов

Сроки хранения кадровых документов регулируются законодательством, например, Федеральным законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ Трудовые договоры и личные дела хранятся не менее 75 лет после увольнения сотрудника.

Шаг 4: Обеспечение безопасности и конфиденциальности

Обработка персональных данных должна осуществляться в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Это включает в себя меры по защите данных и предотвращению утечек информации.

4. Сроки хранения Кадровых документов

Компании или ИП обязаны обеспечить сохранность бумаг, связанных с их деятельностью, в течение конкретного срока. В том числе соблюдать сроки хранения кадровых документов. Период хранения определяется по нормативным актам (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

С 17сентября 2023 года обновились правила учета и хранения документов, в том числе электронных. Теперь их регулирует Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»

Вот основные сроки хранения кадровых документов:

• Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки, личные дела):
  • Если созданы до 01.01.2003 года — 75 лет.
  • Если созданы после 01.01.2003 года — не менее 50 лет
• Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения: 3 года
• Заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии: 1 год
• Документы учета инструктажа по охране труда: 45 лет
• Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков: 5 лет
• Графики отпусков: 3 года
• Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности: 5 лет
• Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве:
  • По месту составления — постоянно, но не менее 10 лет.
  • При крупном материальном ущербе или человеческих жертвах — 5 лет

Эти сроки обязательны для соблюдения всеми организациями в России. Нарушение порядка хранения документов может привести к штрафам в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РФ (ст. 13.20 КоАП РФ)

Правильная организация кадрового делопроизводства является ключевым аспектом эффективного управления персоналом. Используя чек-лист, представленный в этой статье, и следуя действующему законодательству, организации могут оптимизировать свои процессы и обеспечить безопасность и конфиденциальность кадровых данных. Переход на электронный документооборот открывает новые возможности для автоматизации и повышения эффективности кадрового делопроизводства.