Машиночитаемые доверенности: что это, как оформить и где применяются

Машиночитаемые доверенности (МЧД) - это современный электронный аналог бумажных доверенностей, который широко применяется в сфере электронного документооборота. Ниже представлен подробный гайд, раскрывающий суть, применение и особенности МЧД, ориентированный на посетителей блога учебного центра.

Что такое машиночитаемая доверенность?

Машиночитаемая доверенность - это электронный документ в формате XML, который содержит сведения о доверителе (организации или индивидуальном предпринимателе), доверенном лице и его полномочиях. Такой документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП, что придаёт ему юридическую силу.

В отличие от отсканированных бумажных доверенностей, МЧД создаётся по утверждённому формату, что позволяет информационным системам автоматически считывать и проверять данные из доверенности без участия человека.

Кем и в каких случаях применяется МЧД?

МЧД используется организациями и индивидуальными предпринимателями для подтверждения полномочий сотрудников или представителей, которые подписывают электронные документы от имени компании. Это особенно актуально в условиях обязательного электронного документооборота с государственными органами и контрагентами.

С 1 сентября 2024 года законодательство РФ требует, чтобы для подписания документов от имени организации применялись квалифицированные сертификаты электронной подписи физических лиц в паре с машиночитаемыми доверенностями. Это связано с тем, что сертификаты электронной подписи сотрудников теперь не содержат реквизитов компании, и для подтверждения полномочий нужна именно МЧД.

Основные случаи применения МЧД:

• Подписание налоговой и иной отчетности в электронном виде через ФНС и другие госорганы.
• Участие в электронных торгах и закупках.
• Регистрация и работа на государственных порталах (например, ЕГАИС, ФСРАР, «Честный ЗНАК»).
• Электронный документооборот с контрагентами и государственными структурами.

Преимущества и особенности МЧД

• Автоматизация проверки полномочий: благодаря формату XML и стандартизированным полям, системы могут автоматически проверять полномочия представителя без необходимости ручной проверки.
• Безопасность: МЧД подписывается КЭП руководителя, что исключает риск передачи ключей электронной подписи сотрудникам и снижает риски компрометации.
• Гибкость: с 1 марта 2024 года введён обновлённый формат МЧД, позволяющий оформлять доверенность на несколько лиц, устанавливать любой срок действия и допускать передоверие, чего нельзя было сделать в бумажном варианте.
• Обязательность для крупных компаний: компании и ИП с численностью сотрудников более 100 человек обязаны оформлять МЧД и заверять их КЭП руководителя.

Как оформить машиночитаемую доверенность?

1. Создание документа: МЧД создаётся в формате XML по утверждённому Минцифры РФ стандарту. Это можно сделать самостоятельно, используя требования приказа № 857 от 18.08.2021, или через специализированные сервисы (например, Контур.Доверенность, сайт ФНС, Госуслуги).
2. Подписание: доверенность подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП.
3. Регистрация и хранение: МЧД хранится в информационных системах, например в распределённом реестре ФНС, и передаётся вместе с электронными документами, подписанными доверенным лицом.
4. Использование: при подписании электронных документов сотрудник применяет свой сертификат электронной подписи физического лица и прикрепляет к документу соответствующую МЧД, подтверждающую его полномочия.

Важные законодательные аспекты

• Появление МЧД связано с изменениями в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи», согласно которым полномочия представителя в электронном документообороте должны подтверждаться именно машиночитаемой доверенностью, а не просто сертификатом ЭП организации.
• Переходный период для обязательного применения МЧД установлен до 31 августа 2024 года, после чего бумажные доверенности и электронные образцы бумажных доверенностей для подписания электронных документов с госорганами не принимаются.
• МЧД позволяет избежать передачи КЭП руководителя или других сотрудников, что повышает безопасность и снижает юридические риски.

Таким образом, машиночитаемая доверенность - это ключевой инструмент для современного электронного документооборота, обеспечивающий юридическую силу полномочий представителей организаций и индивидуальных предпринимателей при подписании электронных документов. Для учебного центра важно донести до слушателей, что правильное оформление и использование МЧД - это не только требование закона, но и залог безопасности и эффективности работы с электронными документами в бизнесе и госструктурах.

Для практического освоения рекомендуем ознакомиться с сервисами создания МЧД и нормативными документами, регулирующими их применение.