Электронные трудовые книжки: как кадровику правильно вести и хранить ЭТК

С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у специалистов по кадрам появилось больше ответственности, но и возможностей. Главное — наладить процессы так, чтобы минимизировать ошибки и избежать штрафов. Ниже — основные правила ведения и хранения ЭТК, на которые стоит ориентироваться в повседневной работе.  

Что важно знать

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Ведение электронной трудовой книжки теперь обязательный кадровый процесс, особенно для тех, кто впервые трудоустроен после 01.01.2021. Бумажная книжка им уже не оформляется — только ЭТК.  

Какие сведения вносим

Вся информация о приеме, переводе, увольнении, смене должности или подаче заявления о выборе формы трудовой книжки передаётся в ПФР через форму СЗВ-ТД.  

Когда подавать СЗВ-ТД:

• При приеме, переводе, увольнении — не позднее следующего рабочего дня.
• При подаче сотрудником заявления о выборе формата книжки — до 15 февраля 2021 года (для тех, кто работал на 31.12.2019).

Как передавать СЗВ-ТД

Передача возможна:

• Через спецоператора (например, 1С-Отчетность, Контур, СБиС);
• Напрямую с помощью сертификата квалифицированной электронной подписи;
• Через МФЦ (в редких случаях).

Совет: Настройте автоматическое формирование отчетов из кадровой системы — это уменьшит количество ошибок.

Как хранится электронная книжка

Хранение данных обеспечивается Пенсионным фондом РФ. Работодатель не обязан хранить бумажные трудовые книжки тех сотрудников, кто перешел на ЭТК, если они были выданы на руки.

Важно:
Кадровик обязан вести личную карточку (форма Т-2 или аналог в 1С), даже если сотрудник работает с ЭТК.

Работник может посмотреть свою ЭТК:

• через портал Госуслуги;
• в ПФР или МФЦ;
• в бухгалтерии/отделе кадров по запросу.

Как избежать ошибок

1. Проверяйте данные перед отправкой. Ошибки в должностях и датах — частая причина запросов от ПФР.
2. Используйте шаблоны формулировок. Например:
   • «Принят в отдел закупок на должность специалиста»
   • «Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»
3. Храните подтверждение отправки СЗВ-ТД. Это поможет в случае проверок.
4. Контролируйте сроки. За задержку отчетов — штраф от 300 до 500 рублей на должностное лицо (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Что с бумажными книжками

• У сотрудников, начавших работать до 2021 года, книжки остаются бумажными, если они не подали заявление о переходе на ЭТК.
• Работодатель продолжает вести их как раньше.
• Если заявление о переходе подано — выдаем бумажную на руки под роспись и прекращаем её ведение.

• При приеме на работу сотрудника с бумажной трудовой. Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки, в самом документе нет закрывающей записи, работодатель должен принять ее, поставить в ней запись о приеме на работу, вести ее по прежним правилам и хранить в организации. Никаких изменений в ведении документов в данном случае нет. Если бумажная трудовая есть, работодатели обязаны вести ее по прежним правилам и одновременно вести электронную трудовую книжку.
  
  Если сотрудник напишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в бумажной должны сделать закрывающую запись об этом и выдать ее работнику.
  
  

Если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде и получил трудовую книжку на руки с закрывающей записью, он не может вернуть бумажную трудовую обратно. Возможности вернуться к ведению бумажной трудовой законодательство не предусматривает.

Чек-лист для кадровика

✅ Получили заявление от сотрудника о выборе формата книжки
✅ Настроили СЗВ-ТД в кадровой программе
✅ Передаём сведения в ПФР не позже следующего рабочего дня
✅ Ведём карточку Т-2 (даже при ЭТК)
✅ Храним подтверждение отправки отчетов
✅ Выдаем бумажные книжки на руки тем, кто перешел на ЭТК