Тайм-менеджмент: 4 способа планировать

Управление временем современного человека – это важное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, волшебная палочка для каждой личности, желающей роста, будь он студентом, предпринимателем или кем-либо ещё.

Сегодняшний день задаёт довольно быстрый темп жизни, за которым зачастую люди не поспевают, в результате чего не могут выполнить (по тем или иным причинам) часть своих целей. Но достижение поставленных целей – это важный аспект нашей жизни! И если вы недовольны тем, что всё происходит в вашей жизни именно так, если вы хотите грамотно тратить своё драгоценное время, то данная статья создана специально для вас!

Для начала определимся с тем, что такое тайм-менеджмент

Тайм менеджмент – это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Если говорить более простым языком, то это совокупность действий по контролю над собственным временем, которое затрачивается на какую-либо деятельность с целью многократно увеличить свою полезность и эффективность.

При всём при этом, тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности:

• постановка целей;
• планирование и распределение времени
• делегирование задач и управление ресурсами
• анализ затрат времени
• фиксация времени
• приоритезация
• составление списков

…и многие другие.

Что нужно для грамотного управления своим временем?

На сегодняшний день популярны 4 метода тайм-менеджмента, они относительно просты в применении и чрезвычайно эффективны:

1. АBC-анализ
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Принцип Парето
4. Пирамида Франклина

Рассмотрим каждый из этих методов:

1. ABC анализ

Согласно данному методу, все задачи в тайм-менеджменте (согласно важности) можно разделить на А, В и С:

• А-задачи – это наиболее важные дела, выполнение которых отнимает всего 10% времени. Значимость А-задач в итоговом результате составляет аж 70%, т. е. начинать реализацию планов стоит именно с них.
• В-задачи – это задачи средней важности, их вклад в итоговый результат составляет 20% и времени на их выполнение уходит столько же (20%).
• С-задачи – это наименее важные дела, отнимающие 70% времени и приносящие только 10% результата. При сильной загруженности от их выполнения стоит вообще отказаться.

2. Матрица Эйзенхауэра

Согласно данной методике, все дела делятся на 4 типа приоритетности: А – и важные, и срочные; В – важные, но несрочные; С – неважные, но срочные; D – неважные и не срочные. 

К категории А могут относиться:

• дела, невыполнение которых негативно скажется на достижении цели;
• дела, невыполнение которых может стать причиной затруднения достижения целей или просто причиной неприятностей;
• дела, касающиеся здоровья.

К категории B могут относиться:

• текущие дела, связанные с основной деятельностью;
• планирование и анализ работы;
• учебные или спортивные занятия;

Т.е. то, из чего состоит наша повседневная жизнь.

К категории C могут относиться:

• встречи, которые были инициированы кем-либо со стороны (попросили явиться);
• праздники не очень близких людей;
• домашние дела, вроде замены сломанной дверцы шкафа, замена перегоревшей лампочки и т.д.

Т.е. то, что может лишь затормозить вас. Было бы здорово эти дела кому-либо делегировать, освободив своё время.

К категории D могут относиться:

• серфинг в Интернете;
• просмотр фильмов;
• разговоры по телефону, которые не относятся ни к каким из основных дел

…и так далее.

Несложно догадаться, что дела из категории D стоит как можно чаще игнорировать, делая упор, в основном, на остальные 3 категории. Также стоит грамотно балансировать категории A и B, чтобы важные, но несрочные дела не превратились в важные и срочные.

Примечание:

Данный метод отлично работает с методом «ABC-анализа», что по итогу является планированием. Планирование в тайм-менеджменте – краеугольный камень, без которого довольно сложно скоординировать своё время так, чтобы оно не потерялось по ходу реализации.

3. Принцип Парето

Распространённая трактовка данного принципа такова: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата». 

Правильно выбрав минимум самых важных действий, можно получить значительную часть от планируемого результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть не оправданы.

Пример из бизнеса: активные пользователи ПС (поисковых систем) составляют 20% аудитории кредитных карт. 20% генерируют более 70% ВСЕХ поисковых запросов.

4. Пирамида Франклина

 Идея пирамиды Франклина состоит в том, что глобальная задача разбивалась на более мелкие, а те, в свою очередь, на подзадачи. Очень эффективный инструмент для планирования целей в долгосрочной перспективе.

Кратко разберем каждый из блоков.

1. Жизненные ценности – нужно правильно понимать, сколько и чего тебе нужно. К примеру, ваше стремление – заработать денег и купить машину. Но, при этом, здесь нет чёткого уточнения относительно того, какая машина нужна и сколько денег нужно. При этом нужно понимать, что придется пожертвовать одними ценностями ради достижения идеала в других. Говоря проще, это ответ на вопрос: «ради чего я живу?».
2. Глобальные цели – это те цели, благодаря которым можно достигнуть выполнения первого блока. К примеру, человек хочет сделать медицину лучше, и его глобальной целью будет стать главой академии наук или министром здравоохранения.
3. Генеральный план – это пошаговая инструкция или план того, как глобальная цель будет достигнута.
4. Долгосрочный план – это план на 3-5 лет для достижения конкретных целей. Например, чтобы стать министром здравоохранения, нужно выучиться в медицинском институте.
5. Среднесрочный план – это план на 1-12 месяцев. Здесь лежит конкретная задача. К примеру, поступить в ВУЗ.
6. План на день/неделю – это план, который будет одним из многих шагов выполнения глобальной цели. В рамках примера с медициной в этот план может входить: изучение литературы по биологии, анатомии, проведение небольших экспериментов.

Сложный с виду, но реализуемый при грамотном составлении план!

На данный момент, существует множество разнообразных методов управления временем, но перечисленные выше являются основными в реализации данной задачи и, вместе с тем, весьма эффективными.

Надеюсь, данная статья оказалась полезной для вас. Обязательно подпишитесь на нашу группу «ВКонтакте», чтобы читать статьи было ещё удобнее​.

https://vk.com/unitoria