Ведение электронной книжки в 2021 году

Электронная трудовая книжка действует с 1 января 2021 года. До 30 июня 2020 года работодатели должны были оповестить своих сотрудников о переходе на них, а работники — определиться: оформить электронную книжку или оставить бумажный аналог. Рассмотрим нюансы, которые нужно учесть при внедрении электронных трудовых.

 Что нужно учесть при переходе на электронную книжку​

Поскольку на передачу данных требовалось время, работодатели должны были заранее уведомить работников о возможности регистрации электронного аналога документа, подтверждающего трудоустройство. Кадровикам нужно было пересмотреть внутренние нормативные акты и внести в них изменения, проверить техническую возможность передачи данных в ПФР.

Работникам нужно было решить для себя вопрос — сохранить бумажный вариант трудовой книжки или перейти на электронный. Во этом случае заявление подавалось до конца 2020 года. Те, кто отказался от бумажной книжки, получат ее на руки с соответствующей записью о переходе. Ответственность за хранение будет полностью лежать на гражданине.

Если сотрудник решил сохранить книжку, то кадровику нужно будет дублировать записи о приеме или увольнении и в электронной, и в бумажном виде. По умолчанию, если заявление не подано, то бумажная трудовая останется в организации. При дальнейшем трудоустройстве право сохранять бумажную трудовую останется.

В отношение граждан, впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года, будет заведена только электронная трудовая книжка.

Обратите внимание! Формат взаимодействия работодателя и ПФР изменен не будет, новое программное обеспечение не понадобится. С 1 января 2021 года данные при увольнении или принятии на работу должны передаваться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа-основания для приема на работу.

  Что должна содержать электронная трудовая книжка

Как и бумажный аналог, электронная книжка будет содержать тот же перечень сведений:

• информацию о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• место работы;
• вид мероприятия (прием, увольнение, перевод);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• основание кадрового мероприятия;
• причины прекращения трудового договора.

Также был добавлен новый реквизит «Трудовая функция». Он необходим для автоматизации заполнения сведений о трудовой деятельности по формам СЗВ-ТД и СТД-Р в связи с введением электронных трудовых книжек. Трудовая функция указывается в кадровых документах работников, значение по умолчанию можно указать в справочниках «Штатное расписание» или «Должности».

Например, в документе «Прием на работу» появилось поле «Трудовая функция», для которого нужно указать наименование и код профессиональной деятельности, который указан в профстандарте, согласно которому сотрудник осуществляет свою деятельность. Перечень утвержденных профессиональных стандартов опубликован на сайте Минтруда.

Сведения о трудовой функции работника, заполняемые в кадровых документах, необходимы для последующего формирования данных СЗВ-ТД и СТД-Р. Согласно правилам заполнения СЗВ-ТД код профессиональной деятельности заполняется с 1 января 2021 года при его наличии. Его указывают только те работодатели, которые приняли решение о применении профстандартов по должностям работников. Если профессиональный стандарт не применяется, то в СЗВ-ТД код можно не указывать. В программах 1С код профессиональной деятельности хранится в специальном справочнике «Трудовые функции».